Собирайте автоматически номера и имена клиентов, это сократит потери. Клиент написал в VK а бот его поприветствовал и сообщил что с клиентом скоро свяжутся и попросит написать мобильный чтобы уточнить может уже раньше общались. И сохранит мобильник в карточке написавшего. И склеит дубликаты карточек клиентов.
